Czym jest tajemniczo brzmiący termin apostille? Z pewnością wiele razy go słyszałeś, ale nie do końca wiesz z czym go powiązać. Z tłumaczeniami, czy z dokumentami? A może z jednym i drugim? Gdzie jest potrzebny apostille? Tak wiele pytań, a odpowiedzi? Są prostsze niż nam się wydaje. Podróżujesz, a może mieszkasz za granicą, ale chcesz wrócić do Polski albo sprzedać mieszkanie w Polsce? To na pewno musisz wiedzieć, że klauzula apostille to termin, który powinieneś znać. Zacznijmy jednak od początku. Oto kilka słów w tej sprawie.
Klauzula apostille – czym jest?
Tak naprawdę jest to termin, który powinni znać wszyscy, którzy mieszkają albo będą mieszkać za granicą. Dlaczego? Często jest tak, że wyjeżdżamy za granicę, w Polsce pozostawiając mieszkanie czy dom. Po jakimś czasie okazuje się, że nie planujemy powrotu do kraju i warto sprzedać majątek, który w nim pozostawiliśmy. Jeśli możemy wrócić do Polski i przeprowadzić te czynności, apostille Cię nie dotyczy Ale jeśli masz zamiar upoważnić osobę bliską do sprzedaży w Twoim imieniu tego mieszkania czy domu i sporządzasz pełnomocnictwo za granicą, warto poznać czym jest apostille i do czego służy. Podobnie jest, gdy ktoś w naszym imieniu będzie dokonywał czynności prawnej za granicą albo okazywał polski dokument. Wtedy najczęściej potrzebujesz apostille. Czym jest? Klauzula apostille to nic innego jak urzędowe poświadczenie dokumentu. Jest ona potrzebna zawsze, gdy chcemy za granica przedłożyć polski dokument lub odwrotnie, w Polsce przedłożyć dokument urzędowy sporządzony za granicą. Najprościej apostille poświadcza, że nasz dokument został wydany przez odpowiedni urząd i jest zgodny z prawem. Obecnie apostille jest respektowany przez 117 krajów, które są stroną konwencji haskiej z dnia 5 października 1961 r. Dzięki niej zniesiony został wymóg legalizacji dokumentów urzędowych, gdy dokument sporządzony został w jednym kraju, a używany ma być w innym. To bardzo wygodna forma. Wcześniej konieczność potwierdzania autentyczności dokumentów wiązała się ze żmudnymi formalnościami w urzędach konsularnych. Co ważne, Polska jest stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 r. Dzięki możliwości uzyskania apostille, formalności zostały skrócone do minimum. Co nie oznacza, że ich nie ma.
Klauzula apostille i legalizacja – czym się różnią?
Już wiemy czym jest apostille i do czego służy. A czym jest legalizacja? Czy są to pojęcia tożsame? No nie, choć są one podobne. Jak wiemy, konwencja haska zniosła wymów legalizacji dokumentów urzędowych. Jednak czasem apostille nie będzie możliwy do uzyskania. Legalizacja to drugi sposób poświadczania dokumentów. Ona również poświadcza ich autentyczność. Legalizacja jednak różni się od apostille tym, że wymaga dodatkowego poświadczenia. Oznacza to, że po uzyskaniu legalizacji dokumentu musimy go jeszcze poświadczyć. To znaczy, że po uzyskaniu legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych musimy jeszcze udać się do placówki dyplomatycznej kraju, w którym chcemy użyć dany dokument i uzyskać poświadczenie. Jak widać legalizacja i apostille to dwie różne formy prawne poświadczenia dokumentów.
Które dokumenty wymagają apostille?
Czy wszystkie dokumenty wymagają klauzuli apostille? Okazuje się, że nie. Zgodnie z zapisami konwencji z 1961 roku nadanie klauzuli apostille przeznaczone jest dla dokumentów urzędowych. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim, że każdy dokument pochodzący od organu czy urzędu, który chcemy przedłożyć w innym państwie musi powinien mieć tę klauzulę. Pomijamy tu oczywiście dokumenty, które wymagają legalizacji, bo to zupełnie inna procedura. Jakie są to konkretnie dokumenty? To te dokumenty, które wydał np. prokurator, notariusz czy urzędnik sądowy. Konwencja haska z 1961 r dotyczy także dokumentów administracyjnych, Najprościej ujmując, wszystkie dokumenty pochodzące od sądu czy urzędnika państwowego muszą być zaopatrzone w klauzulę apostille. Dla przykładu to m.in. akty notarialne, odpis aktu stanu cywilnego, np. akty zgonu czy urodzenia, czy zaświadczenie o zdolności do zawarcia małżeństwa.
Apostille a tłumaczenie przysięgłe
Z racji tego, że apostille nadawany jest dla dokumentów urzędowych, pojawia się pytanie o tłumaczenie takich dokumentów. Jest sprawą oczywistą, że wymagają one tłumaczenia przysięgłego. W jakiej kolejności należy wypełnić te formalności? Kiedy zrobić apostille lub legalizację, a kiedy tłumaczenie? Apostille nadajemy na dokumencie oryginalnym czy na tłumaczeniu? Najpierw uzyskujemy pieczęć apostille na dokumencie, a później pieczęć i podpis tłumacza przysięgłego. Dzięki temu oba dokumenty zostaną razem przetłumaczone. I właśnie tak powinno to wyglądać. Gdzie uzyskać klauzulę apostille? W Polsce apostille można uzyskać w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Klauzula nanoszona jest według ustalonego przez konwencję haską wzoru i umieszczana jest jako adnotacja na dokumencie oryginalnym. Czasem może mieć formę oddzielnego dokumentu, który dołączany jest do dokumentu oryginalnego. Wniosek o nadanie klauzuli apostille można złożyć osobiście lub pocztą. Opłata skarbowa za wydanie apostille wynosi 60 zł za jeden dokument. Jednak nie w każdym przypadku apostille należy uzyskać z MSZ. Jeśli chcemy nadać apostille na dyplom wyższej uczelni lub szkół artystycznych, apostille należy uzyskać w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Które dokumenty są zwolnione z apostille?
Okazuje się, że w niektórych przypadkach nie musisz występować o nadanie apostille. Są bowiem dokumenty, które nie muszą jej mieć. W dniu 16 lutego 2019 roku weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. To rozporządzenie dotyczy takich dokumentów urzędowych jak akty stanu cywilnego. Pod warunkiem, że pochodzą z kraju członkowskiego Unii Europejskiej. To oznacza, że nie musimy przechodzić przez procedurę legalizacji ani uzyskiwać apostille.
A co z tłumaczeniami? Rozporządzenie także o nich wspomina. Otóż, w jego rozdziale III znajdziemy, że „tłumaczenie uwierzytelnione, które zostało sporządzone przez osobę posiadająca do tego uprawnienia w jednym z państw Unii Europejskiej, zostanie przyjęte we wszystkich państwach członkowskich. W pozostałych przypadkach, taki dokument musimy przetłumaczyć przez tłumacza przysięgłego z dobrego biura tłumaczeń. Tylko tłumaczenie przysięgłe dokumentów opatrzone apostille pozwoli nam posługiwać się takim dokumentem.